Road to KAUST, Part 3: Tahapan pengurusan visa

Semua dokumen yang disebutkan pada posting terdahulu harus di enjaz (entry) online di kantor enjaz online bijac. Dokumen-dokumen tersebut harus di serahkan asli dan foto copynya. Petugas bijac akan memeriksa kelengkapan dokumen kita dan menanyai jenis visa yang ingin kita urus. Jika menurut mereka semua dokumen yang ibutuhkan suah lengkap, baru mereka akan melakukan enjaz online. Kita akan diminta membayar 1,3 juta rupiah tunai dan menunggu sekitar 15 menit. Setelah mereka selesai melakukan enjaz. Semua dokumen kita akan dikembalikan beserta selembar print out hasil enjaz online yang berisikan data-data pokok kita dengan barcode di sudut kiri atas. Barcode inilah yang menjadi kode identifikasi dari semua data yang kita akan masukan ke kedutaan. Barcode ini juga yang harus diperlihatkan ketika mengambil hasil asli medical checkup (lembaran berwarna putih) di klinik yang sudah kita datangi. Ambillah hasil medical checkup segera setelah enjaz online di Bijac.

Perlu diketahui, waktu untuk penyerahan dokumen permohonan visa setiap hari kerja mulai 09.30 sampai 12.30 WIB. Setiap harinya ada banyak pelamar visa sehingga antrian di sepanjang trotoar depan kedutaan bisa panjang sekali. datanglah lebih awal agar dapat urutan depan. Sebelum masuk ke kedutaan kita akan menemui pengamanan berlapis mulai dari luar pagar antrian, pintu gerbang security, metal detector dan pemindaian sinar-X hingga pemeriksaan ID. Saya kurang pasti mengenai berapa lama setelah kita memasukkan dokumen ini visa kita bisa dapatkan karena waktu itu saya melewati jalur khusus. Ada yang bilang 1 hari, tapi kebanyakan mengatakan 3 hari. Ini bisa ditanyakan langsung ke petugas di kedutaan.

Gedung Kedutaan Arab Saudi di kawasan kuninggan Jakarta Selatan, dengan bendera hijau didepannya.

Suasana antrian di depan kedutaan Arab Saudi dengan pengamana super ketat

Jalur antrian untuk pemohon visa menuju gerbang security

Jalur khusus.

Ini adalah privilege yang diberikan untuk keluarga yang akan mengikuti kita pindah ke KAUST. Menurut aturan yang berlaku, istri dan anak dari orang yang akan bekerja di Arab Saudi baru bisa datang ke Saudi setelah sang suami datang lebih dulu ke Saudi dan mendapatkan Iqama/resident card Saudi. Sebab untuk datang ke sana harus ada sponsor/pengundang, sementara perusahaan atau tempat kita bekerja hanya bisa mengundang orang yang dipekerjakannya. Ini artinya yang bisa mengundang anak dan istri adalah suami, dengan syarat telah memiliki iqama Saudi.

Hal yang berbeda berlaku di KAUST. Jika kita menyampaikan bahwa kita inign datang bersama keluarga, KAUST akan mengeluarkan undangan (calling visa) untuk atas nama kita disertai keterangan datang bersama keluarga. Pada kenyataannya undangan seperti ini masih belum bisa digunakan untuk mengurus visa anak dan istri di kedutaan Saudi Jakarta karena dianggap tidak resmi. Di sinilah nanti KAUST akan bertindak melalui KAUST embassy relations teamnya untuk melobi langsung ke konsul/wakil konsul di kedutaan. Sepertinya lobi pihak KAUST ini memang sangat powerful, terbukti setelah itu pihak kedutaan mengeluarkan izin khusus untuk saya dapat masuk ke gedung kedutaan, bertemu dengan sekretaris konsul dan wakil konsul, mempersilahkan saya untuk mengenjaz dokumen-dokumen milik istri dan anak di Bijac, kemudian memberikan persetujuan untuk pencetakan visa di passport istri dan anak saya. Semua proses ini sebetulnya bisa selesai satu hari, bisa ditunggui. Hanya saja waktu itu saya terlambat memasukkan hasil medchekc yang asli sehingga visa istri dan anak baru dikeluarkan keesokan harinya. Selama proses itu saya mendapat perlakuan yang ramah dari pihak kedutaan. Alhamdulillah, memang rezeki kami untuk berangkat bersama.